Eticheta discursului de afaceri în manualul de instruire pentru scrisori oficiale. Eticheta de afaceri scrisă

Nu a fost de mult timp un secret pentru nimeni că vorbirea este împărțită în argou și literar - corect. Este destul de logic ca vorbirea corectă să fie nu numai orală, ci și scrisă. Fiecare persoană inteligentă trebuie să stăpânească cultura scrisului competent. Și cu atât mai mult pentru cei care comunică activ în afaceri oficiale prin corespondență. Cum sunt literele?

Ce este eticheta

Înainte de a vorbi despre scrisul de afaceri, trebuie să ne amintim mai întâi ce este eticheta. Aceasta este o ordine stabilită de comportament în societate, un set de maniere și reguli de așa-zise bune maniere, pe care orice persoană inteligentă, bine manieră trebuie să le respecte, pentru a nu fi catalogată drept necultă. Aceste reguli stabilite istoric fac parte integrantă din viața societății.

Cultura scrisului: caracteristici generale

Desigur, acest lucru se aplică nu numai scrisorilor de afaceri. Există multe tipuri și metode de comunicare scrisă. Toate sunt diferite, fiecare are propriile caracteristici, dar există și caracteristici comune. Printre acestea se numără următoarele:

• bazarea pe limbajul standardizat al cărții cu acordarea de vocabular non-carte;
• utilizarea structurilor sintactice complexe;
• ordine fixă ​​a cuvintelor într-o propoziție;
• structura textului clar;
• alfabetizare ridicată.

Eticheta scrisorilor de afaceri

În ce cazuri ni se poate cere să scriem o scrisoare de afaceri? Desigur, dacă desfășurăm afaceri cu organizații și/sau persoane fizice. Ceea ce scriem partenerilor, colegilor, clienților noștri, modul în care ne formatăm scrisoarea va deveni chipul companiei noastre și ne va prezenta fie într-o lumină favorabilă, fie într-o lumină nu atât de favorabilă. Dacă, desigur, nu suntem competenți în eticheta de a scrie scrisori de afaceri. Pentru a nu pierde fața, trebuie să înveți înțelepciunea de mai jos. Apropo, este și util să aveți astfel de cunoștințe pentru că cea mai mică greșeală, o mică discrepanță cu regulile poate transforma o scrisoare de afaceri într-una ilegală din punct de vedere legal.

Specificul relațiilor de afaceri

Înainte de a vorbi direct despre litere, ar trebui să înțelegeți cum diferă în general, ce le caracterizează, care sunt trăsăturile lor. Principala caracteristică a relațiilor de la locul de muncă este absența (fie completă, fie aproape completă) a unei nuanțe personale chiar în aceste relații. De regulă, la serviciu, fiecare dintre noi este extrem de colectat, calm, politicos - este puțin probabil ca cineva să danseze cu o tamburină, de exemplu, sau să efectueze alte acțiuni destul de logice în compania prietenilor, dar destul de ridicole pentru un mediu de lucru. Acest lucru se aplică, apropo, nu numai acțiunilor, ci și emoțiilor - vă puteți permite să râzi sau să zâmbești, sau chiar o ușoară manifestare de furie, dar râsul homeric, isteria, lacrimile și altele asemenea par destul de nepotrivite (toate acestea priveşte exclusiv emoţiile la locul de muncă). La locul de muncă, de obicei purtăm măști, dând dovadă de antrenament, reținere și calm.

Comunicarea de afaceri nu se poate termina atunci când doriți. Un partener de afaceri sau un client nu va înțelege dacă, în mijlocul unei întâlniri importante, ne ridicăm brusc și părăsim publicul. Nu poți să-ți ignori interlocutorul, nu poți să nu răspunzi la apeluri sau scrisori. Toate aceste caracteristici împreună ajută la o mai bună înțelegere care ar trebui să fie eticheta de vorbire a unei scrisori de afaceri.

Cerințe generale

Primul lucru la care acordăm atenție atunci când primim o scrisoare este hârtia. În conformitate cu cerințele etichetei scrisorilor de afaceri, hârtia pentru aceasta ar trebui să fie întotdeauna limpede și în niciun caz șifonată. Destinatarii mesajului vor avea o impresie mai bună despre organizație dacă scrisoarea este scrisă pe antet cu sigla companiei. Prima pagină nu este numerotată; toate celelalte sunt marcate cu cifre arabe.

Există un alt punct foarte important în eticheta corespondenței de afaceri. Afacerea presupune alfabetizare ridicată și absența greșelilor de ortografie. Prin urmare, dacă există lacune în cunoștințele dvs. de gramatică rusă, este recomandat să nu vă grăbiți să trimiteți corespondența, ci să o verificați de două ori pentru posibile deficiențe.

De asemenea, o recomandare generală atât pentru hârtie, cât și pentru e-mail este dorința de a nu folosi construcții complexe în scrisul dvs. - acest lucru este adecvat doar în documentele legale. Nu trebuie folosite abrevieri - doar cele general acceptate. Dar norma etichetei în afaceri include diverse clișee și argot - jargon profesional. Întregul document este menținut într-un stil de afaceri oficial.

Un alt punct important care poate fi citit din scrisoare: ar trebui să fie cât mai politicos și prietenos. Nu se poate vorbi despre lipsă de tact sau grosolănie. În plus, o scrisoare de afaceri necesită specificitate și o prezentare clară a gândurilor tale.

Dacă destinatarul scrisorii nu vorbește rusă, textul mesajului trebuie scris în limba sa sau în engleză internațională. Apropo, un astfel de document ar trebui scris doar pe o parte a foii, a doua trebuie să rămână goală.

Când pregătiți documente, trebuie să vă asigurați că nu există transferuri. Textul în sine trebuie tastat la una și jumătate până la două intervale, cu o lățime a marginii de doi centimetri în stânga.

Nuanțe

O scrisoare de afaceri are propria sa structură clară, specială. În același timp, nu există un standard unic pentru pregătirea documentelor pe hârtie: diferite companii pot avea propriile lor variații. Ele aderă doar la o anumită compoziție a părților scrisorii: trebuie să conțină cu siguranță un „antet”, un salut, partea principală și un rămas bun. Nu uita de semnătura ta personală la sfârșitul scrisorii.

Apropo, așa-numitul cadru al mesajului - frazele inițiale și finale - se numește cadru de etichetă. Ea este cea care ajută la stabilirea relației necesare cu destinatarul. În plus, regulile de etichetă pentru scrisorile de afaceri și exemplele de scriere a acestora demonstrează utilizarea diferitelor clișee de vorbire în mesaje (vor fi discutate mai jos).

Un aspect important al scrierii unei scrisori de afaceri este utilizarea corectă a adresei. Înainte de revoluție, adresa „domnule” sau „doamna” era folosită în țara noastră: era considerată universală, așa numeau pe oricine. Acum nu există o astfel de adresă universală, deși cuvântul „Domn” sau „Doamnă” se găsește adesea în scrisorile de afaceri - după ce și-a pierdut popularitatea, revine treptat. Puteți adresa acest lucru unui partener de afaceri sau unui funcționar, dar nu unui client sau coleg.

Cea mai comună și universală în prezent este considerată a fi adresa „Stimate” sau „Stimate domnule”, dar de fapt nici nu este una. În mod similar, de exemplu, nu vă puteți adresa așa-zișilor VIP - mai ales persoanelor importante, care sunt considerate guvernatori, primari și președinți. În acest caz, va trebui să începeți scrisoarea cu adresa „Cu drag” (o altă opțiune este „Foarte respectat”).

Dacă mesajul se adresează mai multor persoane deodată și toți sunt reprezentanți ai aceleiași profesii, ar fi indicat să folosiți o adresă precum „Stimați colegi” (dacă toți destinatarii sunt femei, este permis să scrieți „Stimate doamne ”; dacă bărbați, atunci „Stimați domni”). Dacă scrisoarea este adresată unei singure persoane, este strict interzis să nu se folosească un nume sau prenume. Acest lucru este permis numai în cazul de mai sus (când destinatarul este un grup de persoane) sau atunci când interacționează cu o persoană juridică.

În ceea ce privește sfârșitul mesajului, trebuie să rețineți: nu este mai puțin semnificativ decât începutul. La sfârșitul scrisorii este exprimată încrederea într-o rezolvare cu succes și/sau rapidă a problemei și altele asemenea. Aici, de asemenea, nu ar trebui să subliniați nicio dificultăți care au apărut în trecut - de exemplu, întârzieri în a răspunde sau eșecul de a primi unul. Aceste fraze sunt considerate semne negative ale etichetei scrisorilor de afaceri și sunt considerate ca reticență de a continua relația, precum și lipsă de respect față de interlocutor. Este important să înțelegeți că acest lucru este inacceptabil.

E-mail: Eticheta de afaceri

A doua opțiune posibilă pentru corespondență este prin e-mail. Există, de asemenea, o serie de particularități aici. Deci, de exemplu, dacă destinatarul primește mesajul pentru prima dată, atunci este necesar să îl începeți cu o prezentare a propriei companii, o descriere a activităților dvs. și posibilele sarcini care se așteaptă să fie îndeplinite. În timpul corespondenței pe termen lung, este necesar să se păstreze istoria scrisorilor trecute, pe baza cărora se bazează fiecare mesaj ulterior.

Prima scrisoare trebuie să conțină cu siguranță un salut și o adresă. În cele ulterioare, dacă este necesar un răspuns rapid, contestația poate fi omisă (dacă este cazul). În comunicarea online, mulți oameni nu consideră necesar să folosească semnele de punctuație și, de asemenea, scriu fără majuscule. Acest lucru este inacceptabil în eticheta de e-mail de afaceri.

Dimensiunea e-mailului nu trebuie să fie prea mare - de regulă, este jumătate din dimensiunea omologul său de hârtie. În același caz, dacă trebuie să comunicați o cantitate mare de informații destinatarului, în corpul scrisorii trebuie să fie indicată doar o scurtă notă de însoțire, iar materialul în sine trebuie atașat ca atașament în Word sau în orice alt fișier. - acest lucru este cerut de eticheta unei scrisori de afaceri prin e-mail. Un exemplu de astfel de mesaj ar putea fi: „Bună ziua, stimate domnule Ivanov! Vă trimitem mostre ale broșurilor noastre publicitare. Le puteți vedea în atașament...”

Cât despre semnătură, trebuie să fie acolo. Puteți semna la sfârșitul fiecărei scrisori sau puteți face o semnătură automată, care va fi aplicată automat. Această opțiune este adesea folosită de reprezentanții companiilor mari. Semnătura trebuie să includă numele și prenumele, funcția, informațiile de contact și locul de muncă. Trebuie să fie formatat în așa fel încât să se încadreze în șaptezeci de caractere și să ocupe nu mai mult de cinci sau șase rânduri.

Este necesar să spunem câteva cuvinte despre răspunsul la mesaj. Eticheta de e-mail de afaceri necesită primirea unui răspuns la un mesaj în termen de două zile - nu mai mult. Dacă este nevoie de mai mult timp, ar trebui să anunțați interlocutorul despre acest lucru. Un răspuns la toate mesajele menține reputația companiei sau a antreprenorului. Pentru a ști cu siguranță dacă scrisoarea a ajuns la destinatar, puteți folosi funcția de notificare a primirii - confirmarea de livrare va fi trimisă automat. În plus, nu este interzisă efectuarea unui apel de control.

Formule de vorbire sau clișee

Clișee, formule de vorbire, clișee de vorbire - orice ați spune, va fi în continuare o parte integrantă a corespondenței de afaceri. De la cursul școlar ne amintim că clișeele se numesc expresii de set. Nu sunt atât de mulți dintre ei:

• Regretul poate fi exprimat folosind următoarele expresii: „Din păcate, nu putem fi de acord...”, „Regretăm să informăm...”, „Spre regretul nostru, suntem obligați să informăm...” și așa mai departe.
• Recunoștința este indicată de clișee precum: „Dă-mi voie să-mi exprim recunoștința...”, „Mulțumesc...”, „Având în vedere contribuția ta...”.
• Puteți invita destinatarul la un anumit eveniment folosind ștampile: „Avem onoarea să vă invităm...”, „Sperăm acordul dumneavoastră...”, „Ne face plăcere să vă invităm...”, „Noi va fi bucuros să te văd...” și altele asemenea.
• Puteți încheia scrisoarea cu frazele: „Așteptăm cu nerăbdare idei noi de la dumneavoastră...”, „Vă dorim succes...”, „Sperăm pentru o colaborare fructuoasă în continuare...”.

Regulile de aur ale corespondenței de afaceri

Greșeli frecvente în corespondența de afaceri

Există mai multe lucruri aparent mici care pot deveni totuși fatale în cazul comunicării în afaceri. Adesea, aceste lucruri mărunte duc la încetarea relațiilor reciproc avantajoase, încetarea tranzacțiilor și lucruri similare neplăcute. Trebuie să cunoști inamicul din vedere!

1. Nu poți scrie (și suna și tu!) despre muncă în afara programului de lucru! Cât de des, nevrând să așteptăm până dimineața, ne deranjem partenerii, clienții, colegii la nouă, zece sau chiar unsprezece seara. Ni se pare că totul va dispărea peste noapte, se va prăbuși, va eșua și nu se va mai putea salva situația. Și acei indivizi rari care sunt capabili să reziste până dimineața, dintr-un motiv oarecare, cred că șase dimineața este momentul potrivit pentru a comunica. La urma urmei, dacă nu dorm, atunci nimeni nu doarme. Din păcate, un astfel de comportament doar ne irită și ne întoarce împotriva noastră înșine.
2. Acest lucru a fost deja menționat indirect, dar cu toate acestea, nu poate exista familiaritate! Comunicarea la locul de muncă are loc exclusiv în „tu” (cu V mare, asta înseamnă politețe și respect).
3. Schimbul excesiv de plăcere poate provoca, de asemenea, rău. În primul rând, ocupă timp prețios și, în al doilea rând, arată puțin enervant și plictisitor. Nu e nevoie să încerci din greu.

În zilele noastre există atât de multă literatură, încât uneori cuiva scăpa ochii. Există, de asemenea, o mulțime de cărți despre cultura vorbirii, inclusiv scrisul.

Cei care doresc să dobândească cunoștințe în acest domeniu pot recomanda următoarele lucrări: „Eticheta scrisorilor de afaceri” de Oleg Davtyan, „Cultura vorbirii scrise” de Tatyana Degtereva, „Eticheta scrisorii ruse” de Natalya Formanovskaya și Alla Akishina, „Eticheta de afaceri” de Elena Ber, „Eticheta vorbirii ruse” de Natalya Formanovskaya și mulți alții.

1. Eticheta scrisorilor de afaceri necesită utilizarea unui semn de exclamare la sfârșitul unei adrese pentru a da o semnificație specială unei anumite probleme sau persoane.
2. Adresarea numelui destinatarului indică o relație mai strânsă și de lungă durată, în timp ce adresarea numelui destinatarului subliniază distanța.
3. Eticheta scrisorilor de afaceri în Rusia se caracterizează prin egalizarea de gen, deoarece majoritatea profesiilor sunt adesea doar masculine.

Respectarea regulilor corespondenței de afaceri nu este atât de dificilă, pentru că nu sunt atât de multe. A le aminti este o mică știință. Dar în ochii celorlalți, o persoană care cunoaște eticheta scrisorilor de afaceri va fi întotdeauna educată și cultivată, cineva cu care este plăcut să faci afaceri.

În practica comunicării de afaceri, un loc special este acordat respectării normelor și regulilor de etichetă de vorbire în scrisorile cu conținut variat. Eticheta de vorbire a unei scrisori de afaceri este o manifestare a culturii destinatarului.

Adresa de deschidere și forma de închidere a politeței sunt formule standard acceptate în general.

Adresa de deschidere- Aceasta este o modalitate de a atrage atenția destinatarului și de a stabili contactul cu el.

În practica corespondenței interne, până de curând, adresa era folosită în mod tradițional în scrisori cu caracter semioficial; în scrisori de invitație adresate unor persoane anume (personaje de onoare ale științei, artei, culturii, deputați, persoane care ocupă o poziție socială înaltă etc.) sau unui grup de persoane legate de natura activităților lor; în corespondența comercială. În scrisorile oficiale moderne, rolul adresei a crescut în cazurile în care situația necesită apel direct la un funcționar sau persoane.

Recursul este plasat pe o linie separată în centru. Semnul de exclamare conferă literei un caracter emoțional și indică importanța deosebită pe care autorul o acordă conținutului întrebării puse.

Atunci când contactați destinatarul, trebuie să țineți cont de poziția sa oficială, domeniul de activitate, natura relației dintre părți, scopul scrisorii etc.

Dacă o scrisoare este trimisă unei instituții, organizații, întreprinderi, companii sau este adresată unui funcționar al cărui nume, prenume și sex nu sunt cunoscute, atunci adresele general acceptate sunt următoarele:

- Stimaţi domni!

- Domnilor!

Atunci când vă adresați persoanelor din același cerc profesional, este posibil să vă adresați:

- Dragi colegi!

- Dragi colegi!

Pentru eticheta de vorbire rusă, nivelarea genului este o trăsătură caracteristică, deoarece înainte de 1917 practic nu existau femei în serviciul public, iar în perioada sovietică adresa asexuată „tovarăș” era obișnuită (tovarășul N. S. Ivanova). În ultimii ani, atunci când se adresează o scrisoare unui funcționar de sex feminin, s-a folosit un substantiv masculin (investigator, director general, manager etc.).

Dacă destinatarul scrisorii este o persoană deosebit de importantă: un înalt funcționar (guvernator, primar), o figură onorată a științei și culturii, o persoană publică celebră, președinte (președinte) unei societăți, campanii, companie etc., atunci utilizați următoarele apeluri:

- Dragă Alexei Petrovici!

- Dragă Pavel Anatolevici!

Este posibil să aplicați cu un post și fără nume:

- Stimate domnule ministru!

- Stimate domnule guvernator!

- Stimate domnule deputat!

- Stimate domnule editor!

- Stimate domnule președinte!

Când vă adresați unei persoane cu un titlu, puteți utiliza următoarea opțiune:

- Dragă doctor!

- Draga profesore!

Autorii scrisorilor ar trebui să țină cont de faptul că astăzi, mai mult ca niciodată, este importantă un apel personal, care trezește interes sporit pentru scrisoare în rândul destinatarului și demonstrează atenția și respectul expeditorului față de partenerul de afaceri.

Includerea numelui de familie al destinatarului în formula adresei conferă textului documentului un caracter politicos și oficial. Dacă adresa indică primul și patronimul, dar nu numește numele de familie, atunci capătă un caracter oarecum personal. Adresarea după prenume și patronim este permisă într-o scrisoare de invitație, scrisoarea de mesaj, scrisoarea de mulțumire și altele. Aceste diferențe se datorează tradițiilor culturii vorbirii ruse:

- Stimate domnule Petrov!

- Stimata doamna Petrova!

- Stimate domnule Smirnov!

- Stimata doamna Demina!

- Stimate domnule Gorsky!

- Stimata doamna Pronina!

- domnule Martynov.

- Dragă Dmitri Ivanovici!

- Dragă Ksenia Petrovna!

- Igor Konstantinovici,...

Forma finală de politețe completează textul principal, este plasat în partea dreaptă pe aceeași verticală cu data situată în partea de sus și este separat de corpul literei cu două sau trei intervale. La sfârșitul formulei finale de politețe, de regulă, se pune o virgulă, dar absența acesteia este și ea acceptabilă. Detaliul „Semnătură” (numele funcției persoanei care a semnat documentul, semnătura personală și explicația acesteia) este plasat sub formula finală de curtoazie în conformitate cu GOST R 6.30-97. În scrisorile emise pe antet oficial (precum și în unele scrisori private), titlul postului și semnătura nu sunt incluse.

În corespondența de afaceri, există mai multe opțiuni pentru formula finală de politețe. Dacă litera începe cu fraza: Stimate domn ..., atunci ar trebui să se termine cu fraza: Cu sinceritate,...

În scrisorile de felicitări și mulțumiri, precum și în scrisorile cu caracter personal, se folosesc următoarele formule lingvistice:

- Al dumneavoastră); ...

- Al dumneavoastră,...

- CU cel mai bunurari, ...

- Cel mai bun urari si salutari, ...

- Cu caldura, ...

- Cu salutări din inimă și urări, ...

-Cu mulțumiri. Ta...

- CU Salutari prietenesti,...

- Cu salutări prietenoase, ...

- Cele mai bune urări domnului (nume).

Într-o situație reală, expeditorul trebuie să se ghideze nu numai după standard, ci și după regulile bunelor maniere.

În scrisorile către persoane necunoscute sau parteneri de afaceri, ar trebui să utilizați un limbaj formal:

- Cu sinceritate,...

- Cu recunoștință și respect, ...

- Cu profund respect, ..

SCRISOARE DE MULȚUMESC

De regulă, astfel de scrisori sunt adresate personal.

Cuvintele de recunoștință sunt potrivite atât la începutul cât și la sfârșitul scrisorii. O scrisoare de mulțumire poate avea conținut diferit, de exemplu: o scrisoare de cerere, o scrisoare de confirmare, o scrisoare de invitație, o scrisoare de răspuns la o invitație, o scrisoare de intenție, o scrisoare de cerere etc. Atunci când alegeți una sau ar trebui luată în considerare o altă formulare pentru exprimarea recunoștinței pentru natura relației de afaceri și personale dintre expeditorul și destinatarul scrisorii.

La începutul scrisorii, puteți mărturisi respectul, atitudinea respectuoasă față de destinatar, recunoașterea meritelor acestuia, evaluarea pozitivă a inteligenței partenerului de afaceri etc. sau vă puteți exprima recunoștința pentru corespondența primită:

-E foarte drăguț din partea dumitale ...

- Apreciez foarte mult amabilitatea ta...

- Recunoașterea și aprecierea contribuțiilor dvs. la...

- Ne-am bucurat să primim...

- Această scrisoare - expresie de recunoștință profundă (apreciere) ...

- Confirmăm cu recunoștință primirea comenzii dvs. pentru...

- Vă mulțumesc foarte mult pentru faxul de la...

- Multumim pentru catalogul primit...

- Vă mulțumim pentru scrisoarea dvs. de la...

- Vă rog să acceptați recunoștința mea sinceră (profundă) pentru...

-Aș dori să-mi exprim profunda recunoștință pentru...

-Sunt (sincer) recunoscător pentru...

- Permiteți-mi să-mi exprim recunoștința pentru participarea la...

- Lasă-mă să-ți mulțumesc pentru...

- Permiteți-mi să vă exprim recunoştinţa

- Vă suntem recunoscători pentru...

- Ne exprimăm recunoștința în numele...

- Vă mulțumim pentru participare...

La sfârşitul scrisorii De asemenea, puteți folosi din nou cuvinte de recunoștință, vă puteți exprima speranța pentru un răspuns rapid, pentru continuarea cooperării, pentru posibile perspective de relații de afaceri etc.:

CU Rămân recunoscător pentru interesul dumneavoastră față de această chestiune, ...

- Vă mulțumesc anticipat pentru ajutor, rămân, dvs....

- Voi fi (vom) fi foarte recunoscător (recunoscător) pentru un răspuns rapid (urgent).

- Am fi foarte recunoscători dacă arAi raspuns cat mai repede.

- Vă mulțumesc foarte mult pentru (amabila) asistență.

- Asistența dumneavoastră în această problemă va fi foarte apreciată.

- Cu salutări din inimă și recunoștință pentru acțiunea (răbdarea) dumneavoastră în această chestiune.

- Îți apreciez cu adevărat răbdarea și progresul continuu. interes.

- Așteptăm răspunsul dumneavoastră amabil.

Cu cele mai bune urări și încredere în dezvoltarea unei cooperări reciproc avantajoase...

SCRISOARE DE FELICITĂRI

O scrisoare de felicitare este o dovadă a bunăvoinței expeditorului față de destinatar

Felicitările și urările sunt cel mai adesea aspectul principal al unei scrisori, cărți poștale, telegrame, dar pot face și parte dintr-o scrisoare cu mai multe fațete. În acest caz, cuvintele de felicitare și urări sunt de obicei plasate după adresă și salut.

Pentru scrisorile care sunt scrise și trimise cu mult înainte de data semnificativă, este posibil să plasați felicitări la sfârșitul scrisorii.

În scrisorile oficiale de felicitare cele mai comune formule sunt:

permiteți-mi să vă felicit;

Lasă-mă să te felicit;

Vă rugăm să acceptați felicitările mele (noaste).

SCRISOARE DE INVITAȚIE

O scrisoare de invitație poate fi adresată unei anumite persoane sau mai multor persoane sau instituțiilor. O invitație către o anumită persoană trebuie întocmită ținând cont de statutul destinatarului, de natura relației dintre părți, precum și de gradul de formalitate al evenimentului.

Cele mai comune expresii în corespondența de afaceri sunt cuvintele: permiteți-mi să invit; lasa-ma sa invit.

Expresiile care sunt neutre ca stil subliniază interesul petrecerii care invită. Astfel de expresii au și natura unei discuții, adică a unei invitații unilaterale fără acordul celeilalte părți. În cazul în care cealaltă parte este de acord, se trimite o invitație oficială.

- Ne-am bucura să vă vedem la...

- Vă vom fi foarte recunoscători pentru participarea la ...

-V-am fi recunoscători dacă ați accepta invitația noastră...

În cazul în care inițiatorul invitației este cealaltă parte (Am dori să participăm la dvs bufniţă dor),Într-o scrisoare de invitație de răspuns, următoarele expresii sunt adecvate:

- Vom primi (cu mare) bucurie (întâlnirea) reprezentanții dumneavoastră (delegația dumneavoastră).

- Suntem bucuroși să vă invităm...

- Suntem de acord să primim delegația dvs ...

- Vă putem accepta reprezentanții.

- Nu avem obiecții cu privire la participarea dumneavoastră la întâlnire.

- La noi, suntem (cu bucurie) pregătiți să primim (invită, întâlni) reprezentanții tăi.

Dacă prima parte este interesată în mod deosebit de acord, atunci după frazele de invitație reale se folosesc următoarele expresii:

- Sperăm că veți accepta invitația noastră.

- Am dori să sperăm în acordul dumneavoastră.

- Ne exprimăm speranța că veți accepta invitația (oferta) noastră.

Scrisoare de scuze

Formulele general acceptate pentru exprimarea regretului sunt următoarele:

-Din pacate,...

- Spre marele nostru regret, ...

- Spre marele meu regret, ...

- Cu regret...

- Ne pare foarte rău ...

- Ne pare extrem de rau ...

- Îmi pare foarte rău că...

- Îmi pare rău că am aflat din scrisoarea ta că ...

- Regret ...

Exprimarea regretului pentru o tranzacție eșuată, întârzierea plății, întârzierea livrării mărfurilor comandate etc. poate să nu fie suficientă pentru a menține bune relații între ambele părți și posibilitatea unei cooperări de succes ulterioare, prin urmare, regulile de etichetă în afaceri recomandă să vă ceri scuze pentru inconvenientul cauzat. Scuzele în scrisori pot însoți cererile (Îmi pare rău că te-am întrebat), eșecuri (Ne pare rău, dar, din păcate, nu vă putem îndeplini solicitarea)și așa mai departe.

Formulele de scuze tipice și cele mai frecvent utilizate sunt următoarele:

ADRESĂ ÎNSOȚITOARE

O scrisoare de intenție se întocmește la trimiterea oricăror bunuri materiale către destinatar; documente care nu au o parte de adresă; documente care necesită clarificări suplimentare. Scrisorile de intenție sunt necesare și în cazurile în care documentele trimise includ mai multe foi. Scrisorile de intenție indică numele documentului care este însoțit și se explică scopul trimiterii acestuia, termenul de executare, motivul întârzierii etc.

- (Noi) atașăm...

- Trimitem o cerere către ...

- Vă trimitem (către) ramburs la livrare ...

- supun spre aprobare ...

- Vă transmitem (vă) spre considerare ...

- Conform listei atașate ...

- Vă trimitem mostre împreună cu această scrisoare...

Subiectul 3.
Eticheta scrisorilor de afaceri
Introducere.
Scrierea de afaceri este unul dintre cele mai importante mijloace de comunicare din lumea afacerilor. Ajută o persoană să desfășoare activități antreprenoriale și comerciale, fiind un instrument puternic și flexibil pentru realizarea strategiei și tacticii economice a întreprinderilor, companiilor și firmelor. O scrisoare de afaceri are ca scop feedback, deoarece fără feedback comunicarea de afaceri nu poate exista.
O scrisoare de afaceri modernă este, în primul rând, un mesaj oficial sub forma unui document care transmite informații de la un destinatar la altul. Destinatarul poate fi atât persoane juridice, cât și persoane fizice.
Există anumite canoane pentru scrierea scrisorilor de afaceri. Nerespectarea acestor canoane poate afecta negativ prestigiul întreprinderii, precum și poate împiedica încheierea de contracte profitabile.
O scrisoare de afaceri trebuie să fie întocmită pe un formular special și să conțină detaliile întreprinderii sau companiei. Esența scrisorii trebuie să fie înțeleasă clar și specific de ambii parteneri. Conținutul scrisorii trebuie să fie relevant, clar, concis și să conțină informații de încredere. Respectarea tuturor standardelor de scriere de afaceri este una dintre cheile succesului.
1. O scrisoare de afaceri îndeplinește o serie de funcții importante.

Funcția de informare. Scrisoarea consemnează fapte, informații, opinii și alte fenomene ale activității practice și mentale a oamenilor.
Funcția organizatorică. Cu ajutorul scrisului, se acordă influență asupra oamenilor în scopul organizării și coordonării activităților acestora.
Funcția de comunicare. Oferă relații externe pentru organizații.
Funcția juridică. Conținutul scrisorii este folosit ca probă atunci când se analizează probleme controversate de către părțile din relație.
Funcția educațională. O scrisoare de afaceri necesită un nivel crescut de pregătire educațională, disciplinează interpretul, iar o scrisoare bine concepută cultivă gustul estetic al personalului de conducere și menține prestigiul organizației - autorul documentului.

3. Ritualuri de etichetă pentru scrisul de afaceri.
Eticheta este o ordine stabilită de comportament undeva. Eticheta în afaceri este ordinea comportamentului în sistemul de comunicare în afaceri.
Baza etichetei în afaceri este:

atitudine politicoasă și respectuoasă față de un partener de afaceri;
menținerea unei anumite distanțe între angajații care ocupă diferite funcții oficiale;
capacitatea de a spune „da” și „nu” fără a jigni un partener sau a-i răni mândria;
capacitatea de a folosi mai degrabă argumente decât poziţia oficială într-o dispută.

Stimate domnule (doamnă), indicându-vă numele de familie;
Dragi colegi (la adresa unui grup de persoane legate de un tip comun de activitate);
Dragă Serghei Ivanovici (în scrisorile de invitație, în adresele unor persoane celebre).

Formula finală de politețe este separată de text prin spațiere de 2-3 rânduri și tipărită din paragraf.
Pentru a forma o imagine pozitivă a unei întreprinderi, are loc respectarea unor astfel de norme, cum ar fi răspunsul în timp util la o cerere sau o propunere de afaceri. Dacă dintr-un anumit motiv este imposibil să dați un răspuns în termenul stabilit, atunci este necesar să informați destinatarul despre acest lucru, precum și termenul limită pentru răspunsul final.
Dacă trebuie să-i reamintiți partenerului despre necesitatea de a-și îndeplini obligațiile, atunci mementoul trebuie formulat într-o manieră calmă, fără expresii dure. De exemplu: „Vă reamintim că contractul din 21 august 2011 nr. 32/42 expiră...”
Ca răspuns la o scrisoare de plângere dură, trebuie să respectați și această normă: „Trebuie să ne cerem scuze pentru neplăcerile cauzate atât dumneavoastră, cât și clienților dumneavoastră din cauza expedierii premature a mărfii...”
Când pregătiți o scrisoare de răspuns, trebuie să acordați o atenție deosebită designului detaliilor „destinatarului”. Dacă scrisoarea primită a fost semnată de manager, răspunsul trebuie adresat pe numele acestuia, în cazul unui alt funcționar, răspunsul trebuie adresat pe numele său.
O manifestare a etichetei este și utilizarea formulelor finale de politețe. Dacă textul scrisorii începe cu o formulă de adresare personală către destinatar, atunci la sfârșitul textului, înainte de semnătură, trebuie să existe o formulă finală de politețe: „Cu respect...”; în unele cazuri - „Al tău...”, „Cu stimă al tău...”.

Când pregătiți textul unei scrisori de afaceri, este important:

formulați pentru dvs. scopul acestei scrisori;
identifica principalele probleme care ar trebui prezentate în acesta;
determina atitudinea fata de destinatar.

introducere (dați motive pentru scrierea scrisorii, referiri la evenimente, fapte, decizii ale organizațiilor superioare și alți factori care au servit ca bază pentru scrierea scrisorii);
dovezi (oferă justificarea problemei menționate în scrisoare);
concluzie (exprima concluzii, propune o soluție).

4. Principalele tipuri de scrisori de afaceri.
În funcție de conținut și volum, scrisorile de afaceri (comerciale) sunt împărțite în scrisori simple și contractuale.

Scrisori de afaceri simple

Corespondență de afaceri– un element important al afacerilor. Lumina în care apare compania clienților sau partenerilor săi de afaceri depinde de caracteristicile sale. , în care puteți avea încredere și cu care puteți face afaceri, trebuie să aveți o idee despre normele și regulile etichetei corespondenței de afaceri. Respectarea unor astfel de norme și reguli va contribui cu siguranță la succesul afacerii în ansamblu.

Limba corespondenței de afaceri

Norma etichetei corespondenței de afaceri este considerată a fi un anumit stil de limbaj, care diferă:

1. Repetarea frecventă, uniformitatea tiparelor de vorbire.

Acest tip de explicație vă permite să vă exprimați mai specific și mai clar. Acest lucru elimină înțelegerile diferite ale textului scrisorii. Este indicat să aveți la îndemână un set de anumite fraze, care să vă permită, în primul rând, să scrieți un mesaj clar de afaceri și, în al doilea rând, să economisiți timp la pregătirea următoarei, chiar și scrisori de vânzare.

1. Neutralitatea tonului.

Este important să prezentați informațiile în mod logic. Evaluarea emoțională a faptelor din corespondența de afaceri este inadecvată. Este inacceptabil să menționezi expresii colocviale, dialectale, cuvinte sau orice interjecție. În timpul procesului de corespondență, este important să se asigure obiectivitatea faptelor prezentate și să le aranjeze într-o succesiune logică clară.

1. Acuratețe semantică.

Conținutul semnificativ al scrisorilor de afaceri le oferă o valoare practică și chiar legală. Prin urmare, este important să alegeți cuvintele potrivite, astfel încât destinatarul să poată înțelege expeditorul. Este mai bine să nu includeți în text cuvinte cu ambiguitate. În acest caz, se poate dovedi că destinatarul va înțelege diferit conținutul scrisorii, în felul său.

1. Selectarea materialelor faptice.

Datele și faptele dintr-o scrisoare de afaceri trebuie să fie informative și, cel mai important, verificate cu atenție. În acest caz, faptele trebuie selectate cu atenție, indicându-se numai pe cele care sunt relevante pentru un anumit caz. Este inacceptabil să enumerați același tip de date sau să indicați fapte neimportante.

Tipuri de scrisori de afaceri

Scrisorile de afaceri sunt de obicei clasificate în funcție de caracteristicile lor:

• După funcționalitate - răspuns la o întrebare, cerere, contestație, propunere etc.;
• Din punct de vedere al structurii – standard (rezolvarea problemelor și situațiilor tipice de afaceri), nereglementat (al autorului, bazat pe o prezentare logică formală sau standarde de etichetă);
• Pe subiecte - afaceri (rezolvarea problemelor economice, juridice, alte probleme legate de activitățile companiei) sau comerciale, legate de aprovizionare, vânzări;
• După tipul de destinatar - obișnuit (către un destinatar), circular (trimis la mai multe adrese deodată);
• După compoziție – 1-aspect (reflectând 1 problemă), multi-aspect (descriind mai multe probleme).

Tipuri de scrisori de afaceri în funcție de conținut:

• Îndeplinește un rol de comunicare (refuz, revendicare, justificare, recunoaștere);
• Să fie o formă de acord (pe baza rezultatelor întâlnirilor de afaceri, cu termene limită pentru îndeplinirea sarcinilor, îndeplinirea diferitelor obligații);
• Fii sub forma unei cereri – pentru a obține informațiile necesare;
• Fii o ofertă (adesea un răspuns la o scrisoare de cerere primită anterior).

Formatarea scrisorilor de afaceri

În ciuda utilizării pe scară largă a corespondenței electronice, practica de a trimite scrisori de afaceri tipărite pe hârtie încă există. Și în acest caz, este foarte important cum arată scrisoarea în sine, deoarece apariția unei scrisori de afaceri poate afecta ideea destinatarului despre compania expeditoare. Prin urmare, trebuie să respectați următoarele standarde de proiectare:

• Scrisorile de afaceri trebuie tipărite pe antet, de preferință din hârtie de înaltă calitate, indicând toate detaliile expeditorului și să fie ușor de citit;
• Detaliile expeditorului într-o scrisoare adresată partenerilor și clienților străini trebuie scrise în limba engleză;
• Scrisoarea din plic trebuie pliată o dată, dacă este posibil, cu textul orientat spre interior. Pentru scrisorile foarte importante, este mai bine să folosiți un plic mare, suficient de gros, astfel încât foaia de scrisori să nu fie nevoie să fie pliată;
• Este permisă indicarea pe plic a tuturor detaliilor, ca în scrisoarea în sine, și chiar și a sigla companiei;
• Adresa destinatarului este indicată doar pe plic. Când folosiți un plic cu o fereastră transparentă, adresa destinatarului este scrisă pe scrisoarea însăși în colțul din dreapta sus. Scrisoarea este apoi pliată astfel încât adresa să fie vizibilă în fereastra transparentă;
• Adresa expeditorului este scrisă atât pe plic, cât și pe foaia de scrisori.

Reguli de desfășurare a corespondenței de afaceri

Nr. 1 – trimiterea unei scrisori către un destinatar. În acest caz, corespondența va deveni personalizată, ceea ce este important, mai ales atunci când se stabilesc legături de afaceri.

Nr. 2 – . Trebuie să răspundeți la toate scrisorile și la timp, dacă scopul este de a crea o imagine a unei companii care este întotdeauna gata să coopereze, una care tratează destinatarii cu respect. Este important să rețineți că nu trebuie să scrieți o poezie. Clar și concis - așa ar trebui să fie stilul de răspuns. În acest caz, trebuie să respectați schema „1 literă – 1 răspuns”.

Nr. 3 – dacă este necesar ca conținutul e-mailului să fie transmis mai multor destinatari, atunci adresele acestora sunt adăugate la linia „copiere”. În acest caz, persoana care a primit scrisoarea, a cărei adresă este indicată în rândul „copie”, poate să nu răspundă. Principalul lucru este că el este informat cu privire la aceasta sau alta chestiune.

Nr. 4 – trimiterea unei scrisori de afaceri electronice către mai mulți destinatari simultan este acceptabilă, dar!!! numai dacă nu se așteaptă niciun răspuns la mesaj. Astfel de scrisori includ trimiterea de liste de prețuri, mesaje despre schimbări în programul de lucru etc.

Nr. 5 – subiectul trebuie să fie indicat într-o scrisoare de afaceri. Linia de subiect va permite destinatarului să înțeleagă imediat despre ce este vorba în mesaj.

Nr. 6 – se folosește schema „primul salut, apoi adresarea destinatarului”. În corespondența de afaceri, se obișnuiește să se adreseze persoanelor după prenume și patronim.

Nr. 7 – textul scrisorii trebuie să se bazeze pe 3 puncte cheie: salut + apel, formularea întrebării, cerere sau încurajare la acțiune.

Nr. 8 – trebuie să utilizați cu atenție funcția de notificare. În acest caz, la sfârșitul mesajului apare o cerere pe cel mai politicos ton ca destinatarul să informeze expeditorul că scrisoarea a fost citită.

Nr. 9 – cu semnătură să fie cât mai concis posibil. În același timp, este important nu numai să introduceți anumite cuvinte, de exemplu, „Cu respect”, ci și să indicați, în cazul corespondenței de afaceri prin e-mail, după numele complet și funcția persoanei care a scris scrisoarea, principalele sale informații de contact.

Nr. 10 – indicația obligatorie că la scrisoare sunt atașate materiale suplimentare, dacă sunt trimise împreună cu scrisoarea. În cazul unei scrisori obișnuite pe hârtie, în cele mai multe cazuri, este suficientă indicarea atașării pe un astfel de număr de coli. Dacă vorbim despre corespondența comercială electronică, atunci informațiile despre aplicație ar trebui să includă date despre fișierele atașate, în special, formatul, volumul și conținutul acestora. Greutatea fișierelor nu trebuie să depășească 5 MB.

Caracteristicile corespondenței de afaceri

1. „Dragă, dragă, respectată” este cea mai comună formă de adresă în scrisorile de afaceri generale.
2. „Dragă” este o formă emoțională de adresă folosită în scrisorile care conțin felicitări.
3. Adresarea numai după prenume și patronim este folosită în litere neoficiale.
4. O scrisoare între partenerii de afaceri este structurată după schema „justificarea deciziei/decizia în sine” sau „decizia în sine/justificarea deciziei”. Prima opțiune este mai bine de utilizat în scrisorile de refuz, a doua - în cazul unei decizii pozitive.
5. Trebuie respectate procedurile oficiale. Exemplu: la o scrisoare semnată de un manager, trebuie trimis un răspuns semnat de o persoană care deține o funcție similară. În acest caz, o opțiune este posibilă atunci când directorul însuși poate răspunde la o scrisoare semnată de deputat.
6. Scrisoarea de cerere trebuie să conțină anumite cuvinte. Exemple: întreb, întrebăm, întrebăm etc. În același timp, răspunsul la o astfel de scrisoare ar trebui să precizeze clar dacă cererea va fi îndeplinită sau executarea acesteia va fi refuzată.

IMPORTANT! Amintiți-vă, acesta nu este doar un set de reguli și reglementări, este un fel de artă care ar trebui învățată de la profesioniști cu cunoștințe multiple în domeniul comunicării în afaceri.

Acordați atenție cursurilor prin corespondență:

• Corespondență prin e-mail în afaceri. Gestionați relațiile de afaceri
• Corespondență prin e-mail cu partenerii. Situații dificile (nivel avansat)

Articole

Realitatea modernă a afacerilor este de așa natură încât doar 15% dintre antreprenorii de nivel mediu și mare care doresc să-și consolideze poziția pe piață își ating scopul. Din acest motiv, relevanța etichetei în afaceri crește mult, deoarece nerespectarea normelor sale, printre alte motive, duce adesea la ruperea relațiilor de afaceri utile.

Principii generale ale eticii corespondenței în afaceri

Într-o interpretare largă, etica este un set de linii directoare generale care vizează reglementarea relațiilor sociale. În consecință, etica în afaceri abordează probleme legate de ordinea acceptată și stilul de interacțiune în afaceri.

Detalierea aspectelor etice ale relațiilor de afaceri este eticheta de afaceri, incluzând, de exemplu, procedura de desfășurare a negocierilor, regulile de comportament corporativ, tradițiile și ritualurile de afaceri, elementele de subordonare, manierele și stilurile de comunicare și scriere, precum și probleme de corectitudine. în relaţiile cu partenerii şi colegii de afaceri.

Semnificația eticii și etichetei, ca parte componentă a acesteia, constă în faptul că cadrul de reglementare care a apărut ca urmare a practicii pe termen lung simplifică foarte mult comunicarea, creând un context clar și accesibil publicului în sfera de afaceri, permițând atingeți corect obiectivele și economisiți timp semnificativ.

Cu alte cuvinte, vorbim despre un algoritm special pentru rezolvarea problemelor de afaceri, care ne permite să stabilim și să atingem cu succes obiectivele dorite de afaceri într-o manieră rațională și fără conflicte. Nivelul de competență în acest algoritm permite să tragem concluzii imediate despre gradul de profesionalism al unui partener de afaceri sau al adversarului într-o dispută de afaceri.

În acest context, este important să se respecte următoarele principii generale de pornire:

• punctualitate pretutindeni și în orice;
• respectarea securității informațiilor;
• altruism sănătos;
• imagine favorabilă corespunzătoare mediului de afaceri;
• Limbajul corect oral și scris;
• urmând regulile culturii vorbirii de afaceri.

Tipurile de corespondență comercială sunt variate și, cu un anumit grad de convenție, pot fi împărțite în două tipuri principale:

• interstatal– între organizațiile guvernamentale, misiunile străine și funcționarii (diverse note, memorii și alte forme) – elemente ale relațiilor diplomatice;
• o reclamă– scrisori cu statut semioficial, utilizate în domeniul relațiilor de afaceri între instituții și organizații.

Principii de scriere a unei scrisori

Stilul de scriere a unei scrisori de serviciu, în ciuda diferențelor lingvistice și a unor diferențe tradiționale, are o anumită bază comună și un grup de reglementări dezvoltate de practica consacrată. De exemplu, o serie întreagă de cerințe de protocol, determinate de poziția rangurilor expeditorului și a destinatarului, se bazează pe principiile inițiale ale respectului reciproc și corectitudinii. Prin urmare, indiferent de tipul documentului, structural trebuie să conțină în mod obligatoriu următoarele elemente:

• adresa (statutul oficial al destinatarului);
• compliment (final politicos al unei scrisori);
• semnătură;
• data (ziua, luna, anul si locul scrierii mesajului);
• adresa expeditorului (numele, statutul postului, adresa sunt plasate în partea de sus sau de jos a primei pagini a scrisorii).

În plus, există o serie de prevederi legate direct de scrisori:

• scrisorile de afaceri sunt scrise pe antet sau coli de hârtie exclusiv pe fața lor;
• Numerotarea paginilor este cu cifre arabe;
• mesajele sunt executate în text tipărit;
• Nu sunt permise ștergeri și corectări în corpul documentului;
• documentul este pliat cu textul în interior;
• Timpul de așteptare pentru un răspuns la o scrisoare nu este mai mare de zece zile.

Un mesaj de afaceri trebuie să aibă o orientare clară către țintă și să conțină o singură întrebare, iar întregul sens al textului este în întregime subordonat conținutului său, fie că este vorba de o propunere de tranzacție, de o cerere comercială sau pur și simplu de informații relevante.

Logicitatea și concizia, absența oricăror digresiuni „lirice” sunt principalele caracteristici ale eficienței.

Tipologia scrisorilor de afaceri

Clasificarea mesajelor de afaceri este variată și depinde de orientarea lor funcțională și țintă. De exemplu, literele sunt:

• sesizarea;
• reminiscentă;
• invitații;
• recenzii de știri;
• Comenzi;
• însoțitor;
• alte tipuri.

Ca una dintre formele de comunicare de afaceri, în sensul strict al definiției, scrisorile sunt împărțite în 2 tipuri - business și privat-oficial.

Corespondența de afaceri include corespondența care călătorește între organizații și instituții. O scrisoare oficială privată este un mesaj care este trimis unei instituții de către o persoană privată sau, dimpotrivă, de către o instituție către o persoană privată.

Cerințe de corespondență

Există o serie de reguli pentru efectuarea corespondenței de afaceri.

• Scrisoarea ar trebui să stimuleze apariția interesului de afaceri în rândul destinatarului, în mod clar și pe baza unor date faptice convingătoare, să arate beneficiile parteneriatului și inadecvarea rupturii parteneriatului. Textul ar trebui să fie stimulant și motivant pentru cooperare.
• Arătarea emoțiilor personale excesive într-o scrisoare de afaceri nu este cea mai bună modalitate de a demonstra că aveți dreptate și de a rezolva problema.
• Pentru a evita supraîncărcarea și înfundarea textului scrisorii, ar trebui să evitați orice comparații figurative, metafore, alegorii și hiperbole.
• Pentru o prezentare clară și concisă a subiectului, este mai bine să folosiți propoziții simple, evitând detaliile și detaliile inutile. Ideea principală a mesajului ar trebui să fie susținută exclusiv de argumente relevante, care sunt de obicei plasate în anexe la scrisoare (diagrame, grafice, date digitale).
• Textul ar trebui să conțină paragrafe, fiecare dintre acestea, reprezentând un gând independent, începe pe o linie nouă.

Un paragraf nu trebuie să ia mai mult de 4 rânduri, deoarece atunci când citiți paragrafe mai lungi, textul pare să se îmbine și ideea principală a mesajului se pierde. Un paragraf care conține 2-3 propoziții este considerat normal.

• Într-un mesaj scris de afaceri, nu trebuie să folosiți adjective descriptive, clarificări și detalii inutile. După terminarea scrisului, este indicat să verificați documentul și să eliminați frazele care nu poartă conținut semantic relevant.
• Alfabetizarea este un element de bază al textului. Prezența ortografiei și a altor erori în mesaj este inacceptabilă.
• Subiectul scrisorii este obligatoriu. Subiectul din documente ar trebui să fie reflectat pe scurt și succint, acest lucru economisește timp la citire și caracterizează pozitiv expeditorul. Dacă o scrisoare este trimisă prin e-mail și conține informații deosebit de importante, aceasta ar trebui să fie furnizată cu un „steag” special disponibil în serviciul electronic.
• Lizibilitatea textului este asigurată de fonturile Arial sau Times New Roman cu o dimensiune medie a fontului. Dacă este deosebit de necesar, ideile cheie pot fi evidențiate cu caractere cursive sau aldine.

• Este util să folosiți subtitluri (3-4) în text, care oferă o înțelegere mai ușoară a textului prezentat.
• Este mai bine să proiectați enumerări, liste și liste folosind markeri speciali.
• Un șablon corporativ (schemă) este un indicator excelent al eficienței și obiectivității în comunicarea de afaceri. Este indicat mai ales in aspectul corporatist, intrucat iti permite sa iesi in evidenta intr-o lumina favorabila si sa pastrezi formalitatea ceruta.

Într-un e-mail, este mai bine să optimizați șablonul pentru diferite rezoluții de ecran.

Structura unui mesaj de afaceri

Structura unui mesaj de afaceri este tipică. În mod tradițional, conține:

• introducere;
• parte principală;
• concluzie.

Introducerea rezumă scopul scrisorii. Partea principală descrie esența problemei. În concluzie, este recomandabil să rezumați conținutul părții principale, de exemplu, sub formă de concluzii. „Postscripts” și diverse tipuri de note de subsol sunt nedorite.

În concluzie, fraze care seamănă cu manipularea în formă, cum ar fi: „Sper într-un parteneriat reciproc avantajos” și așa mai departe, sunt nepotrivite. Este mai bine să vă luați la revedere într-o scrisoare de afaceri cu fraze simple - „Cu respect”, „Cu cele mai bune urări” și așa mai departe.

În partea de jos a mesajului este indicat următoarele: Numele complet, statutul postului, numele companiei, semnătura. Sunt indicate și numerele de contact.

Tabelele și graficele sunt atașate ca fișier (pachet) separat, indicând acest lucru la sfârșitul scrisorii. Dacă există un grup de atașamente, atunci este dat un inventar al acestora cu nume.

Puteți folosi abrevieri și abrevieri speciale doar dacă sunteți sigur că destinatarul le va înțelege cu siguranță.

Pentru a oferi textului o mai mare rigoare logică și consecvență în vocabularul de afaceri, următoarele modele de vorbire sunt folosite ca conectori:

• din acest motiv;
• bazat pe cele de mai sus;
• din acest motiv;
• conform datelor;
• Bazat pe acest lucru;
• luand in considerare;
• si altii.

Este util să vă adresați destinatarului după nume pe tot parcursul mesajului. Dacă mesajul este adresat unui străin, atunci la începutul acestuia indicați sursa adresei destinatarului.

Caracteristici și nuanțe ale corespondenței de afaceri în format electronic

În spațiul virtual, interacțiunea de afaceri, reprezentând comunicarea în miniatură, este specifică și nu mai puțin necesită respectarea standardelor adecvate de etichetă. Munca competentă cu scrisul, în conformitate cu practica, presupune implementarea următoarelor note privind volumul, normele lingvistice, structura și formatul.

• Formula subiectului trebuie să corespundă în mod absolut subiectului prezentat în text. Acest lucru vă permite să puneți rapid cititorul în starea de spirit potrivită pentru afaceri.
• Volumul optim al unui document trimis prin e-mail se încadrează într-un „un ecran”, cantitatea maximă de text fiind o coală în format A4.
• Dimensiunea optimă a atașamentului nu depășește 3 MB.
• Este recomandat să „împachetați” fișierele trimise în arhive codificate standard Zip sau Rar. Altele sunt adesea blocate în timpul expedierii.
• Hyperlinkurile ar trebui să fie standard (albastru, cu o subliniere în partea de jos).
• Răspunsul adresat destinatarului trebuie plasat în partea de sus, la începutul scrisorii și nu în partea de jos. Acest lucru salvează partenerul de corespondență de derularea inutilă și forțată a textului anterior.

• Este necesar să folosiți un limbaj de scriere cât mai ușor de înțeles pentru partener. Problema oportunității utilizării profesionalismelor, vocabularului intern corporativ, expresiilor argotice și abrevierilor în mesaj (în special în corespondența externă) se decide separat, în funcție de contextul și calitățile partenerilor de corespondență.
• Este important să-ți informezi partenerul că i-ai primit mesajul - acesta este un semn al bunelor maniere și face parte din eticheta de afaceri care demonstrează respectul față de el.
• Ar trebui să răspundeți cât mai repede posibil. Dacă dintr-un motiv oarecare nu este posibil să răspundeți rapid, atunci partenerul ar trebui să fie notificat cu privire la primirea scrisorii sale și să indice ora răspunsului. Un interval de timp etic și confortabil înainte de a da un răspuns este de 48 de ore de la primirea mesajului. După acest timp, persoana presupune de obicei că mesajul este pierdut sau ignorat. O pauză excesivă în corespondență este adesea asociată cu riscul de a pierde un partener și este interpretată în afaceri ca o încălcare a standardelor etice.